Aanpak & resultaat

Bestuursadvies en organisatieontwikkeling

Vraagstukken die aan mij worden voorgelegd bekijk ik zo integraal mogelijk. Ik betrek hierbij alle benodigde partijen. Voorwaarde voor succes is het creëren van draagvlak binnen een organisatie waardoor zij in beweging zal komen.

Het is voor mij een uitdaging om dit proces te begeleiden. Met mijn lange en brede ervaring heb ik oog voor de realiteit, en sta ik met beide benen op de grond.

Op welke wijze uit zich dit professioneel?

Geen offerte op basis van één gesprek, maar een projectvoorstel op basis van gesprekken met directie, sleutelfunctionarissen en meestal ook met leden Raad van Commissarissen en ondernemingsraad. Sleutelfactoren voor succes zijn:

1. het probleem of vraagstuk scherp definiëren,

2. draagvlak organiseren voor de aanpak,

3. bij aanvang helder afspreken welke rol Botman advies vervult: adviseur, begeleider of coach

Ik besteed veel aandacht aan de structurering van een traject. Wie is de opdrachtgever? Is een stuurgroep of begeleidingsgroep gewenst? Werkgroepen? Klankbordgroepen? Welke analyses kunnen uitgevoerd worden door medewerkers van de organisatie? Wat is de rol van de extern adviseur: procesbegeleider, expert adviseur of projectleider?

Een echte verandering bereiken vraagt een aanpak die aandacht besteedt aan inhoud, proces en gedrag. Een verandering is niet alleen inhoudelijk strategisch of alleen gericht op verbeteringen van de processen of alleen om het gedrag van de medewerkers te beïnvloeden. Nee, een complexe verandering dient op al deze drie gebieden in samenhang te worden aangepakt.

Ik wil graag contact

Botman organisatieadvies

Begeleiding en coaching Raden van Toezicht, Raden van Bestuur managementteams

Op basis van een vrijblijvend gesprek worden de doelstellingen en mogelijke aanpakken besproken. Vervolgens maak ik een voorstel bestaande uit een beschrijving van het doel, de aanpak en de agenda en bespreek dat met de opdrachtgever.

Het belang van draagvlak

Mijn ervaring is dat veel veranderingsprocessen met veel managementaandacht van start gaan en tot strategisch inhoudelijke besluiten leiden.Vervolgens wordt de harde kant van de organisatie heringericht (structuur, formatieplan, bemensing).

Maar de echte verbetering van de processen en het gedrag van de medewerkers komt onvoldoende aan bod. Het gevolg is dat de verwachtingen dan niet gerealiseerd worden. Het proces is te snel gestopt.

Enkele voorbeelden van opdrachten

Fusie pensioenfondsen sector cultuur

De Raad van Commissarissen van Kunst en Cultuur Pensioen en Levensverzekeringsmaatschappij NV ziet voordelen in een fusie tussen de pensioenfondsen van de Dans, Het Nederlands Theater en Kunst en Cultuur.
Na overleg met Mat Botman geven de voorzitters van de pensioenfondsen de opdracht tot een vooronderzoek naar de voor- en nadelen van een fusie.
Na afronding van deze studie wordt Botman Advies ook ingeschakeld het fusieproces te begeleiden.
Samen met twee adviseurs van AEF wordt het vooronderzoek uitgevoerd. Op basis van een marktanalyse, concurrentieanalyse en interviews met stakeholders wordt geadviseerd om op korte termijn te fuseren.
Vervolgens wordt de fusie voorbereid door een stuurgroep bestaande uit vertegenwoordigers van de besturen van de pensioenfondsen. Mat Botman begeleidt deze stuurgroep.

Fusie en integratie vier erfgoedorganisaties, start Erfgoed Nederland

De besturen van de erfgoedkoepels voor de monumentenzorg, de archeologie en de archieven besluiten hun krachten te bundelen. De voorzitters vragen Mat Botman het traject te leiden.
Mat Botman wordt voorzitter van de projectgroep waarin alle directeuren zitting hebben.
Gezamenlijk moeten ze binnen enkele maanden de visie en strategie vasttellen, de inrichting van de organisatie vormgeven (formatieplan) en de start voorbereiden (juridisch en overgang medewerkers)
Erfgoed Nederland maakt een vliegende start op de afgesproken datum.

Begeleiding managementteam uitvoeringsorganisatie

De directeur van een uitvoeringsorganisatie is ontevreden over de wijze waarop de leden van het managementteam met elkaar samenwerken en hoe zij leiding geven aan hun eigen afdelingen.
Mat Botman wordt gevraagd een heidag te begeleiden waarin alle issues boven tafel komen en waar gewerkt kan worden aan verbetering van het onderlinge vertrouwen en de samenwerking.
De training combineert inhoudelijke onderwerpen met het verhelderen van de ingesleten communicatiepatronen.
Men is unaniem opgetogen over de wijze waarop de onderlinge verhoudingen transparant gemaakt zijn. Hierdoor verwacht men beter te kunnen inspelen op elkaars sterke punten en zullen er waarschijnlijk minder snel irritaties ontstaan.

Strategische besluitvorming grootste houtleveranciers van Nederland

Ter voorbereiding op een strategiediscussie in de Raad van Commissarissen heeft de Raad van Bestuur behoefte aan een strategienota waarin diverse groeiopties aan de orde komen.
Er wordt een interne werkgroep opgericht en Botman Advies wordt gevraagd deze werkgroep te begeleiden.
Op basis van externe bronnen, beschikbare interne gegevens en interviews worden de groeimogelijkheden geanalyseerd.
Deze intensieve wijze van voorbereiden leidt tot een goede discussie in de Raad van Commissarissen.
Tevens leidt deze werkwijze tot het inzicht welke gegevens de onderneming op een meer structurele wijze moet gaan bijhouden teneinde in de toekomst eenvoudiger strategische analyses te kunnen uitvoeren.

Herpositionering toonaangevend beveiligingsbedrijf

De directie wil het dienstenpakket verder uitbreiden omdat in de beveiligingsmarkt techniek een steeds belangrijker plaats inneemt. Botman Advies wordt gevraagd een interne werkgroep te begeleiden.
In ruim twee maanden brengt de werkgroep de belangrijkste ontwikkelingen in enkele deelmarkten in kaart, zoals segmentatie van de afnemers, de te verwachten groei, de concurrentieverhoudingen en de potentiële synergie indien deze deelmarkt wordt betreden.
Op basis van de opgestelde strategienota besluit de directie geïntegreerde beveiligingsoplossingen te gaan aanbieden, waarbij techniek en manbeveiliging geïntegreerd worden aangeboden.
Voor het installeren van de technische oplossingen worden strategische samenwerkingsverbanden aangegaan.

Reorganisatie Artis

Natura Artis Magistra heeft onder de bezielende leiding van de directie een masterplan opgesteld waarin de weg naar een Nieuw Artis is aangegeven. Meer aandacht voor educatie, ruimte voor het erfgoed en een uitbreiding van de dierentuin zijn de speerpunten. Uitvoering vereist een investering van circa 80 miljoen euro, focus op het publiek als klant en een slagvaardige en efficiënte organisatie.
Botman Advies wordt gevraagd de reorganisatie te begeleiden. Een blauwdruk van de nieuwe organisatie geeft de kaders: de vele kleine afdelingen worden gebundeld in een beperkt aantal grote vakgroepen.
Werkgroepen bereiden de start van de vakgroepen voor. Zij stellen de prioriteiten van de vakgroep op (de strategische agenda), geven een aanzet tot prestatie-indicatoren en werken efficiencymaatregelen uit.
In plenaire bijeenkomsten worden de resultaten gepresenteerd en met elkaar besproken. In 2006 is een duidelijke stap gezet op weg naar een professionele organisatie met een daarbij aansluitende leiderschapstijl. Met deze nieuwe organisatie is één van de voorwaarden vervuld om het masterplan uit te voeren.
In samenwerking met SMC traint Mat Botman de vakgroephoofden managementvaardigheden nadat de reorganisatie is afgerond.
In het jaarboek AEF heb ik de rijke ontwikkeling van Artis beschreven als voorbeeld van een bijzonder soort hybride organisatie.